Achizitorii de elită – Abilități cheie pentru a transforma costurile în profit

Abilități cheie pentru a transforma costurile în profit

Achizițiile reprezintă coloana vertebrală a oricărei companii, iar un achizitor bun poate face diferența între profit și pierdere.

După cum discutam și în materialele anterioare pe tema “vânzărilor și a achizițiilor”, se poate spune că profitul se face în primul rând la achiziție și apoi la vânzare.

Un studiu realizat de Deloitte arată că 55% dintre companii consideră că eficiența achizițiilor este un factor strategic pentru succesul lor. În plus, un raport al Procurement Leaders indică faptul că o negociere eficientă poate reduce costurile cu 10-15%, economii care pot ajunge la milioane de euro pentru marile companii.

Dar ce face diferența dintre un achizitor obișnuit și unul excepțional? Răspunsul stă într-o combinație inteligentă de abilități personale (soft skills) și abilități profesionale (hard skills).

Abilități personale (soft skills) – Arta relațiilor și a negocierii

1️⃣   Negociere și persuasiune
Un achizitor bun nu acceptă primul preț oferit. El trebuie să convingă furnizorii să ofere cele mai bune condiții. Studiile arată că o negociere reușită poate reduce costurile de achiziție cu 5-20%. ➡ Exemplu: Dacă ai de cumpărat un utilaj industrial, negociază nu doar prețul, ci și garanția extinsă sau un discount pentru achiziții viitoare.

2️⃣   Comunicare eficientă
Achizițiile implică interacțiuni constante cu furnizorii, colegii și managerii. Un mesaj clar și bine structurat poate preveni întârzierile și confuziile.

3️⃣   Lucru sub presiune
În acest domeniu, livrările întârziate pot bloca producția și cauza pierderi mari. Un achizitor trebuie să găsească soluții rapide și eficiente. În recrutare, puteți da un test pentru noul achizitor din firmă.

4️⃣   Analiză și gândire critică
Compararea ofertelor și identificarea celei mai bune soluții sunt importante. Alegerea unui furnizor doar pe baza prețului scăzut poate fi o capcană dacă produsul nu este de calitate sau dacă nu îndeplinește alte criterii importante. Citește acest articol pentru a determina criteriile de selecție a produselor și furnizorilor:
https://www.start4business.ro/cum-sa-devii-un-achizitor-eficient/

5️⃣   Atenție la detalii
Un singur detaliu într-un contract (cum ar fi o clauză de penalizare) poate avea un impact semnificativ asupra costurilor finale.
Clarifică detaliile importante ca fiind criterii de decizie, iar detaliile de livrare și contract ca fiind necesare pentru buna desfășurare a achiziției. Mereu e bine să fii informat.

6️⃣   Răbdare și perseverență
Unele negocieri durează luni întregi, iar un achizitor trebuie să aibă răbdarea necesară pentru a obține cele mai bune condiții.

7️⃣   Lucru în echipă
Achizițiile implică colaborarea cu departamentele de logistică, tehnic, financiar, poate chiar juridic, dar cel mai important este să existe o bună colaborare cu echipa de vânzări. Depinde mult de formatul de organizare a procesului Achiziție – Vânzare. În unele companii, achizitorul se ocupă și de vânzare, în altele, echipele de achiziții și vânzări lucrează împreună. Alege procesul compatibil cu modelul tău de business.

8️⃣   Etică și integritate
Un raport al Procurement Integrity arată că 42% dintre companii au raportat cazuri de conflicte de interese în achiziții. Un achizitor trebuie să fie imparțial și să evite favoritismele. Pot apărea compromisuri din neatenție sau din faptul că un achizitor favorizează anumiți furnizori datorită relațiilor personale. De aceea, procesul de achiziție, procedurile și criteriile te ajută să verifici imparțialitatea deciziilor.

Abilități profesionale (hard skills) – Expertiza tehnică și financiară

1️⃣   Cunoașterea pieței și a produselor
Un achizitor bun trebuie să înțeleagă specificațiile tehnice ale produselor și să fie la curent cu ultimele tendințe din industrie. În anumite cazuri, achizitorul sau chiar vânzătorul poate avea și rol de consultant pentru clientul produsului (produselor și serviciilor).

2️⃣   Strategii de achiziție și negociere
Trebuie să știe să folosească diverse metode, precum licitațiile online, contractele-cadru sau achizițiile directe, pentru a obține cel mai bun preț.

Exemple de strategii:

• Cumpărare în volum mare – Achizițiile în cantități mari pot reduce costurile per unitate și asigura o aprovizionare stabilă.
• Relație pe termen lung – O colaborare continuă cu furnizorii poate aduce condiții mai favorabile, cum ar fi prețuri mai mici și livrări rapide.
• Compararea furnizorilor – Compară oferte de la mai mulți furnizori pentru a găsi cele mai bune condiții.
• Negocierea termenelor de plată – Un termen de plată mai lung poate optimiza fluxul de numerar.

3️⃣   Managementul furnizorilor
O relație bună cu furnizorii poate aduce beneficii pe termen lung, precum livrări prioritare sau discounturi suplimentare.

4️⃣   Analiză de costuri și bugetare
Un achizitor trebuie să compare ofertele nu doar în funcție de prețul inițial, ci și de costurile totale pe termen lung (TCO – Total Cost of Ownership).

5️⃣   Cunoștințe financiare
Trebuie să înțeleagă impactul termenelor de plată asupra cashflow-ului companiei.

6️⃣   Utilizarea softurilor
Aproximativ 75% dintre marile companii folosesc sisteme ERP pentru gestionarea achizițiilor.

7️⃣   Cunoștințe juridice
Un achizitor trebuie să înțeleagă clauzele contractuale, inclusiv penalitățile pentru întârziere și drepturile de returnare.

Concluzie

Achizițiile nu înseamnă doar cumpărarea celui mai ieftin produs. Un achizitor de succes trebuie să combine abilități tehnice, financiare și de negociere pentru a obține cele mai bune condiții.

📊 Statistică finală: Un studiu realizat de McKinsey arată că optimizarea achizițiilor poate genera economii de până la 20% din bugetul unei companii.

Dacă vrei să devii un expert în achiziții, dezvoltă-ți atât abilitățile soft, cât și cele hard, și vei deveni un jucător-cheie în succesul companiei tale!