- Postat de: Sebastian Bala
- Categorie: Antreprenoriat, Vanzari
Introducere în Procesul de Achiziție
Achizițiile și vânzările sunt două procese interconectate importante pentru funcționarea oricărui business., fie că vorbim de bunuri pentru consum personal, uz comercial sau industrial.
Un proces de achiziție bine organizat asigură nu doar disponibilitatea produselor la timp, ci și optimizarea costurilor, creșterea eficienței operaționale și reducerea riscurilor financiare.
După cum am menționat și în articolele anterioare, prima parte a profitului se realizează în etapa de achiziție, iar a doua în procesul de vânzare.
În condițiile actuale, în care competiția crește rapid datorită accesului facil la clienți prin online, a orientării acestora către furnizorii principali și a cerințelor tot mai exigente, gestionarea eficientă a lanțului de aprovizionare poate fi factorul decisiv între o afacere profitabilă și una care pierde teren.
Am creat o schemă logică a lanțului de distribuție, ilustrând fluxul de la producător la clientul final.
Tu unde te afli în lanțul de distribuție?
Statistici relevante în achiziții
📊 63% dintre companii consideră reducerea costurilor drept prioritatea nr. 1 în achiziții. (Sursa: Deloitte Global CPO Survey)
📊 73% dintre organizațiile care au implementat soluții digitale în achiziții au observat o creștere semnificativă a eficienței operaționale. (Sursa: McKinsey & Company)
📊 42% dintre problemele din lanțul de aprovizionare sunt cauzate de întârzieri în livrare și probleme de stoc. (Sursa: Gartner)
Aceste date subliniază importanța unui proces de achiziție eficient, bine structurat și susținut de tehnologie modernă.
Procesul de Achiziție – Etape, Probleme și Soluții
1️⃣ Inițierea comenzii
1.1 Identificarea necesităților și lansarea cererii de achiziție
🔹 Problemă: Cereri neclare sau incomplete care întârzie aprobarea și generează blocaje în procesul de achiziție.
✅ Soluție: Standardizarea cererilor prin formulare digitale cu detalii obligatorii (tip produs, cantitate, buget alocat), astfel încât aprobarea să fie mai rapidă și mai eficientă.
1.2 Verificarea bugetului și aprobarea internă
🔹 Problemă: Întârzieri cauzate de aprobările manuale și lipsa transparenței în gestionarea bugetului.
✅ Soluție: Automatizarea procesului de aprobare printr-un sistem ERP/CRM care trimite notificări în timp real către factorii de decizie, reducând timpii de așteptare.
2️⃣ Confirmarea și plasarea comenzii
2.1 Trimiterea comenzii către furnizor
🔹 Problemă: Răspuns întârziat din partea furnizorului sau lipsa unor termeni de livrare clari.
✅ Soluție: Crearea unui portofoliu de furnizori de încredere cu termeni de livrare bine definiți și stabilirea unor SLA-uri (Service Level Agreements) pentru a garanta respectarea termenelor.
2.2 Confirmarea disponibilității produselor și termenului de livrare
🔹 Problemă: Comenzile pot fi confirmate parțial, cu întârzieri, ceea ce afectează lanțul de aprovizionare.
✅ Soluție: Integrarea unui sistem de actualizare automată a stocurilor și stabilirea unor alternative rapide pentru produsele indisponibile.
3️⃣ Recepția mărfii
3.1 Livrare parțială sau totală din partea furnizorului
🔹 Problemă: Produse lipsă sau deteriorate care necesită retur sau schimb.
✅ Soluție: Implementarea unui sistem standardizat de verificare la recepție și raportarea automată a neconformităților pentru a lua măsuri rapide.
3.2 Verificarea conformității produselor și recepția în depozit
🔹 Problemă: Lipsa unui control riguros asupra mărfurilor primite poate duce la erori în gestiunea stocurilor.
✅ Soluție: Utilizarea unui sistem de scanare automată la recepție, conectat la software-ul de gestiune a stocurilor, pentru o evidență clară și exactă.
4️⃣ Facturare și plată
4.1 Emiterea facturii de către furnizor
🔹 Problemă: Întârzieri în primirea facturilor, afectând cash flow-ul companiei.
✅ Soluție: Stabilirea unor termene stricte pentru emiterea facturilor și utilizarea unui sistem de notificare automată pentru documentele lipsă.
4.2 Verificarea și validarea facturii înainte de plată
🔹 Problemă: Facturi nevalidate la timp, ceea ce poate duce la întârzieri în plăți și penalități.
✅ Soluție: Implementarea unui sistem digitalizat pentru validarea și arhivarea facturilor, cu aprobări automate pe baza unor reguli prestabilite.
5️⃣ Finalizarea procesului
5.1 Confirmarea achitării facturii și închiderea comenzii
🔹 Problemă: Lipsa unei evidențe clare asupra comenzilor finalizate și a plăților efectuate.
✅ Soluție: Generarea unui raport automatizat al comenzilor finalizate și actualizarea bazei de date pentru o mai bună transparență.
5.2 Arhivarea documentelor și analiza procesului pentru îmbunătățiri
🔹 Problemă: Lipsa unui proces continuu de optimizare a achizițiilor.
✅ Soluție: Crearea unor rapoarte periodice care să analizeze timpii de livrare, rata erorilor și blocajele întâlnite, astfel încât să poată fi implementate măsuri de optimizare.
Concluzii
✔ Un proces de achiziție bine organizat poate transforma un business, asigurând produse de calitate, la timp și la un cost optimizat.
✔ Tehnologia și digitalizarea sunt elemente esențiale pentru reducerea timpilor de procesare, eliminarea erorilor și creșterea transparenței în lanțul de aprovizionare.
Pentru mai multe informații despre gestionarea eficientă a afacerii, nu uita să explorezi și celelalte articole disponibile pe Blog-ul nostru https://www.start4business.ro/blog-start4business/ 🚀
